Linee Guida

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Introduzione

La Fondazione persegue finalità sociali, umanitarie, culturali, formative e di ricerca, operando nei settori dell’assistenza, della sanità, dell’educazione, dell’ambiente e rivolgendosi a tutti i cittadini ed operatori, senza distinzioni di sesso, razza, lingua, religione, opinioni politiche, condizioni personali e sociali.
In particolare, la Fondazione intende intervenire sul territorio novarese e in Italia, a sostegno di progetti che riguardano malati, bambini e portatori di handicap, focalizzando la propria attenzione sull’attività di ricerca medico/scientifica e su quelle della formazione e della cultura; all’estero nelle aree del sottosviluppo ed in quelle colpite da eventi di calamità pubblica o da altri eventi straordinari, con una attenzione prevalente a situazioni di sofferenza, di fabbisogni alimentari e di istruzione, a seguito soprattutto di eventi catastrofici.
Per lo svolgimento del suo lavoro, la Fondazione intende cooperare con enti, pubblici e privati, istituzioni ed organizzazioni, nazionali ed estere, che perseguano finalità analoghe.

La Fondazione, nata dalla volontà del Gruppo De Agostini di offrire un contributo importante e concrete opportunità a chi si trova in condizioni di bisogno e di emarginazione, utilizza le risorse e l’esperienza del Gruppo per avviare progetti e sviluppare idee anche su iniziative promosse da terzi. Queste, a seguire, le linee generali di azione.

- La Fondazione sarà attiva principalmente nel campo del sociale, della ricerca e della formazione. Ogni anno il Consiglio delibererà gli importi da destinare ad ognuna di queste aree;

- Nello svolgimento delle sue attività la Fondazione intende cooperare con enti, pubblici e privati, istituzioni ed organizzazioni, locali, nazionali o internazionali, che perseguono finalità analoghe a quelle della Fondazione medesima.

Questo documento vuole sinteticamente presentare le linee guida per la selezione degli enti richiedenti progetti e le modalità secondo cui devono essere svolte le successive operazioni di rendicontazione e monitoraggio. La Fondazione applicherà questi criteri sia ai progetti di terzi, sia ai progetti che gestirà direttamente.

Risulta, pertanto, necessario avere uno standard procedurale che consenta una efficace gestione dei progetti, al fine di poter valutare, nelle diverse fasi, gli obiettivi raggiunti e le eventuali variazioni necessarie.

L’introduzione di uno format standard, per il monitoraggio e la rendicontazione dei progetti, garantisce sia una omogeneità nella struttura dei vari progetti sia un elemento indispensabile di chiarezza nei rapporti con possibili enti terzi, collaboratori della Fondazione De Agostini.

1. Il modello operativo

Il modello intende spiegare come opera la Fondazione De Agostini, a partire dalla scelta degli ambiti in cui interviene, fino alla valutazione e al finanziamento dei progetti.
Il modello, qui presentato, è suddiviso in otto fasi, che orientano sia gli organi decisionali e operativi della Fondazione sia gli enti non profit con cui essa si relaziona.

Le attività di ciascuna fase mirano alla costruzione di un rapporto basato sulla trasparenza e su un confronto continuo tra la Fondazione De Agostini e l’ente non profit che fa richiesta di finanziamento, anche al fine di sostenerne, se necessario, la crescita gestionale.

Oltre ai progetti da finanziare, la Fondazione può essa stessa farsi promotrice di progetti da realizzare e gestire in prima persona, scegliendo sul territorio gli enti e le organizzazioni con cui collaborare al meglio per la gestione dei propri progetti.

La Fondazione sceglierà autonomamente i progetti da sostenere e i soggetti con cui collaborare.

La Fondazione De Agostini si propone così di unire operatività ed erogazione; in particolare gestendo i progetti in prima linea può garantire:

- elevata qualità dei progetti realizzati

- utilizzo corretto e trasparente dei fondi

- coinvolgimento diretto dei sostenitori nei progetti

Fase 1 – Studio dei possibili ambiti di intervento
Fase 2 – Approvazione degli ambiti di intervento e delle linee guida
Fase 3 – Contatti con gli enti non profit
Fase 4 – Definizione dei progetti
Fase 5 – Valutazione dei progetti
Fase 6 – Delibera dei finanziamenti
Fase 7 – Preparazione dei contratti per i progetti approvati
Fase 8 – Avvio dei progetti, finanziamento e monitoraggio

Fase 1 – Studio dei possibili ambiti di intervento

I tre ambiti in cui la Fondazione ha deciso di operare sono: il sociale, la ricerca e la formazione; all’interno di questi, è importante definire esattamente quali spazi e quali settori desidera coprire.

Nel sociale, l’ambito di riferimento è principalmente il mondo dell’infanzia: minori in difficoltà, bambini abbandonati, malati, maltrattati, allontanati dalle loro famiglie, bambini disabili.
Con riferimento ai portatori di handicap, l’attenzione della Fondazione va principalmente ai disabili con handicap fisici.

Nell’ambito della ricerca la Fondazione sostiene attività di ricerca in campo medico-scientifico.

Nell’ambito della formazione, la Fondazione privilegierà la formazione in ambito universitario.

Fase 2 – Approvazione degli ambiti di intervento e delle linee guida

All’interno degli ambiti già definiti, il Vertice della Fondazione si muove seguendo precise linee guida, che definiscono la tipologia degli interventi e dei servizi da sostenere. Questi vengono individuati, annualmente, attraverso una continua attività di studio e ricerca, che si basa sull’analisi di testi, dati e statistiche; su colloqui con esponenti delle Istituzioni; sul confronto con gli enti e le associazioni operanti sul campo e con professionisti e docenti esperti nei diversi ambiti di interesse.

Fase 3 – Contatti con gli enti non profit

La Fondazione De Agostini ritiene che il rapporto con gli enti sia essenziale per svolgere al meglio il proprio compito.
Per questo sostiene i progetti non solo attraverso contributi economici, ma creando con l’ente beneficiario una partnership vera e propria, attraverso un rapporto duraturo di scambio di competenze e conoscenze, attraverso l’offerta di consulenza e la verifica dell’efficacia dell’intervento.
Con la sua azione la Fondazione De Agostini vuole anche promuovere una possibile cooperazione tra gli enti che operano nel non profit.
Questo settore è costituito infatti da una pluralità di organizzazioni di varie dimensioni, che spesso non hanno l’occasione e lo stimolo a confrontarsi e collaborare, rinunciando così a sinergie preziose.

Per rendere più operativi e affidabili i rapporti con quanti chiederanno l’intervento della Fondazione, verranno adottati criteri di valutazione (qualitativi e quantitativi) sulla base dei quali la Fondazione selezionerà gli enti con cui collaborare.

Gli elementi significativi da prendere in considerazione sono i seguenti:

  1. Credibilità dell’istituzione (data dalla sua storia, dalla qualità delle persone che la guidano, dalle esperienze di successo, dalla capacità cooperative già messe in atto).
  2. Livello qualitativo e scientifico degli interventi realizzati e loro riproducibilità nel tempo.
  3. Autonomia economica a regime.
  4. Rilevanza dell’impatto, sul territorio, della presenza dell’istituzione.

La Fondazione attribuirà un peso specifico ad ognuno di questi criteri, per definire le priorità di collaborazione, e stabilire una soglia minima al di sotto della quale non potrà essere prevista una collaborazione con la Fondazione De Agostini.

Per consentire la migliore valutazione dell’ente che intende entrare in rapporto con la Fondazione, questi dovrà fornire alla Fondazione tutte le informazioni che possono favorire la sua conoscenza rispetto ai criteri sopra descritti.

Fase 4 – Definizione dei progetti

Se l’ente ha esposto un’idea progettuale in linea con gli obiettivi della Fondazione, vengono consegnate e spiegate nel dettaglio le schede di progetto (per la richiesta di finanziamento) sulla base dei quali deve strutturare la presentazione del progetto, con l’indicazione dei relativi costi.
Verranno privilegiati i progetti promossi da, o gestiti direttamente dalla, Fondazione con organizzazioni, enti e istituzioni con cui sarà possibile avviare una collaborazione duratura e consolidare il rapporto nel corso degli anni. Questo tipo di iniziative saranno preferite a progetti per i quali si richiede l’intervento della Fondazione in misura marginale o occasionale.

Fase 5 – Valutazione dei progetti

Presentata la richiesta ufficiale di finanziamento, inizia la fase di valutazione del progetto specifico, che consente alla Fondazione De Agostini, tramite la valutazione effettuata dal Segretario Generale, prevista dall’art. 8 del Regolamento dell’attività istituzionale, di capire se il progetto risponde in modo efficace al bisogno individuato e se l’ente ha le capacità e le competenze per realizzarlo.
Il materiale consegnato viene esaminato, ponendo particolare attenzione alla chiarezza degli obiettivi, alla coerenza della strategia e alla sostenibilità finanziaria del progetto.
Una volta ottenuti gli approfondimenti necessari dall’ente, il Segretario Generale predispone una relazione dettagliata sul progetto, prevista dall’art. 7 del Regolamento, nella quale rielabora gli elementi raccolti, relativi sia all’ente sia al progetto, evidenziando i punti di forza e le eventuali criticità.

I progetti presentati sono esaminati sulla base dei seguenti criteri di valutazione:

- Rilevanza del bisogno a cui risponde
- impatto del progetto sulla soluzione o attenuazione del problema
- scientificità degli interventi
- misurazione dell’efficacia
- sostenibilità dei progetti, ovvero capacità dei progetti di autosostenersi al termine del contributo erogato dalla Fondazione
- compatibilità con l’attività ordinaria degli enti.

Anche a questi criteri la Fondazione attribuisce un punteggio che sommato attribuirà al progetto un valore, significativo per la sua valutazione finale.

Fase 6 – Delibera dei finanziamenti

I progetti selezionati vanno sottoposti al Consiglio di Amministrazione, per eseguire la valutazione sia degli aspetti tecnici, di contenuto e sia di quelli economico-gestionali, di cui all’art. 8 del Regolamento.
Approvato il progetto, il Consiglio ne delibera il finanziamento.
Il Segretario Generale riceve poi la delega per stipulare con l’ente il contratto che dà diritto alla erogazione del finanziamento.
La decisione del Consiglio, sia positiva che negativa, viene sempre comunicata agli enti.

Fase 7 – Preparazione dei contratti per i progetti approvati

Qualora la delibera del Consiglio sia positiva inizia la fase di redazione e stipula del contratto, con un incontro che coinvolge per l’ente il Presidente e il responsabile del progetto e per la Fondazione De Agostini il Segretario Generale.
Obiettivo dell’incontro è di comunicare all’ente la decisione del Consiglio di finanziare o sostenere il progetto proposto e richiedere eventuali ulteriori informazioni, necessarie per redigere il contratto. In esso si definiscono infatti tutti i dettagli progettuali e l’entità complessiva del finanziamento. Si identificano in particolare le diverse fasi di sviluppo del progetto e, per ciascuna di esse, le relative necessità finanziarie, gli obiettivi intermedi da raggiungere, le modalità di verifica di tipo qualitativo e economico-amministrativo. Ciò consente di prevedere un piano coerente di erogazione del finanziamento in tranche, vincolate al raggiungimento degli obiettivi intermedi specificati.

Fase 8 – Avvio dei progetti, finanziamento e monitoraggio

Una volta sottoscritto il contratto, la Fondazione De Agostini eroga la prima tranche di finanziamento e l’ente può avviare il progetto.
Da questo momento parte la fase di monitoraggio, che consente di seguire da vicino lo sviluppo dell’intervento, sia dal punto di vista qualitativo e dei risultati, sia dal punto di vista economico-amministrativo.
Il monitoraggio consiste innanzi tutto nella verifica dello stato di avanzamento progettuale e del raggiungimento dei risultati prefissati, parziali e finali, con la presentazione da parte dell’ente di relazioni periodiche di tipo qualitativo. Prevede inoltre il controllo degli aspetti economici del progetto, sulla base della rendicontazione economica.
A seconda del progetto e delle condizioni particolari che si possono verificare, la Fondazione può riservarsi di decidere se l’erogazione del finanziamento avvenga in un’unica soluzione e non per tranches.

2. Rendicontazione

In esecuzione dell’art. 11 del Regolamento, l’ente presenterà alla Fondazione la relazione di chiusura del progetto, in duplice copia, entro 3 mesi dalla chiusura del periodo cui essa si riferisce. Nel predisporre la rendicontazione l’ente dovrà attenersi alle indicazioni che seguono.

La rendicontazione si articolerà in due parti distinte:

  1. Report di progetto
  2. Rendiconto finanziario

a) Il report di progetto

Dovrà contenere l’esatta descrizione delle attività progettuali realizzate e dei risultati conseguiti, con l’indicazione delle variazioni resesi eventualmente necessarie.
La completezza dei dati e delle informazioni contenute nel report sullo stato di avanzamento è essenziale ai fini dell’approvazione del rendiconto.

b) Il rendiconto finanziario

Il rendiconto finanziario consisterà in una relazione esplicativa dei costi sostenuti per le singole voci e nel prospetto riepilogativo contabile.